ToodledoとOmniFocusの使い分け方法

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タスク管理にToodledoとOmniFocusを使っているのですが、最初はどう使い分けたらいいのか分からず、OmniFocusを放置する日々が続いていました。

そんな中、このふたつのツールそれぞれの役割を意識することで、自分のタスク管理が少し成長したと実感しています。

今回はその考え方を紹介します。

Toodledoの役割

ルーチンタスクを担当

Toodledoは、毎日、毎週、毎月など、繰り返し発生するタスク、つまりルーチンタスクを担当します。

例えば、「風呂掃除をする」、「爪を切る」、「子供を寝付かせる」などです。

滞りなく生活を送れる

これらのタスクは生活を支えるタスクが多く、最適なタイミングできっちりと実行することで、滞りなく生活を送ることが可能になります。

OmniFocusの役割

単発のタスク、プロジェクト、目標、夢を担当

私たちの生活は多くのルーチンタスクで成り立っていますが、それだけこなせばいいわけではありませんし、それだけでは味気ない生活になってしまうでしょう。

OmniFocusは、1回きりのタスク、複数のタスクからなるプロジェクト、目標や夢へ向かうためのタスクなど、ルーチン以外のタスクを担当します。

日常にスパイスを効かせる

ルーチンタスクが生活を支えているのに対して、ルーチン以外のタスクには生活をより良くしたり、目標や夢を実現するためものが含まれています。

これらのタスクを生活に取り込んでいくことで、人生がより充実したものになるでしょう。

毎日が単調な繰り返しにならないように、スパイスを効かせるといえます。

OmniFocusが「家」でToodledoが「カバン」

外出するときに家中の荷物を持って出掛ける人はいないでしょう。今日必要なものだけをカバンに入れて出掛けます。

小さなタスクから大きな夢まで様々なものが入っているOmniFocusが「家」で、今日必要なタスクが入っているToodledoが「カバン」です。

OmniFocusから今日やるべきタスクだけをToodledoに転記して実行していきます。こうすることで今必要なものだけに集中することができます。

もちろん、OmniFocusでも今必要なタスクだけを表示することはできます。むしろ、それができるからこそのOmniFocusです。

しかし、私の場合、会社がWindowsでOmniFocusを使えないため、ブラウザで動作するToodledoで管理した方がいいのです。

それと私がまだOmniFocusを十分に使いこなせてないというのも理由のひとつです。

あとがき

しばらくToodledoだけでタスク管理をしていましたが、OmniFocusとの役割分担を意識すると、いい感じで回り始めました。

こちらの本を読んでこの形になりました。

私のOmniFocusレベルが上がれば変わっていく可能性はありますが、現状はこんな方法で使い分けています。

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