紙の手帳は使わずスケジュール、日記、タスクなどをデジタルで管理するメリットとデメリット

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2年以上使ってきたほぼ日手帳ですが、2015年に入って早々やめてしまいました。(2015年も手帳本体を買ったのに1/8でやめてしまってもったいない)

【参考】ほぼ日手帳をやめた理由

そこからはすべてをデジタルで管理しています。2016年もこの体制でいきます。

一口にデジタルと言っても様々なツールがあります。

まずは、手帳を一切使わない代わりに、どの用途にどのデジタルツールを使っているかを紹介します。

手帳に代わるデジタルツールの役割

手帳に記入する項目をどのツールで管理しているかをまとめてみました。

  • スケジュール → Googleカレンダー
  • タスク → Todoist
  • 日記 → Evernote 【参考】EvernoteとiPhoneで日記をつける方法
  • メモ、書類 → Evernote、Dropbox、Googleドライブ
  • 写真 → Googleフォト、Evernote
  • 連絡先 → Googleコンタクト、iCloud

様々なサービスを使っていますが、データの種類によって最適なサービスがあるので、このような形になっています。

既存サービスのアップデート、新しいサービスの登場によって柔軟に変えていきます。

次に、紙の手帳を使わず、デジタルでデータを管理するメリット、デメリットを確認してみましょう。

デジタルでデータを管理するメリット

デジタルで管理するメリットには次のようなものがあります。

  • いつでも、どこでも閲覧できる
  • すべてのデータにアクセスできる
  • 荷物が少なくて済む
  • 検索が簡単

上記はすべてクラウドに保存されていて、PC、スマホから同じデータを管理、閲覧できます

スマホひとつあれば、いつでもどこでもクラウドにあるすべてのデータにアクセスできるのです。

1年分の紙の手帳に詰め込めるデータには限りがあるし、手帳を数年分持ち歩くわけにもいきません。

また、次の年の手帳に移行するときも、データの転記にかなりの手間がかかります。

そして、デジタルの最大のメリットが「検索」です。必要な情報を簡単に取り出すことができます

手帳で必要な情報を探すには、記憶を頼りにパラパラめくって探さなければなりません。

デジタルでデータを管理するデメリット

逆に、デジタルで管理するデメリットには次のようなものがあります。

  • 特定のサービス、企業に依存してしまう
  • データ漏洩のリスク

私が使っているツールは、Google、Apple、Evernote、Dropboxのサービスを利用しています。

すべてのデータを4社のサービスに預けているので、これらの会社に依存しています。

これに不安を感じる人もいるでしょう。個人的には、バックアップ体制のままならない自分のPCで管理するよりは、プロに預けてしまった方が安全なのではないかと考えています。

とはいえ、サービスの存続は企業の裁量次第です。突然サービスが終わってしまうリスクもあります。

スマホからすべてのデータにアクセスできるということは、一度スマホを紛失、盗難された際に、データ漏洩の被害が大きくなるということでもあります。

スマホのロックを設定する、遠隔でデータを消去する手段を確認、用意しておくなどの対策が必要です。

あとがき

デメリットもありますが、それと引き換えに受けられる恩恵は生活を一変させるものなので、リスクを敬遠して利用しないのももったいないです。

セキュリティ対策をしつつ上手に付き合っていきましょう。

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