書類整理の頻度を最適化する

書類の整理は週末にまとめてすることにしています。

書類の処理方法は、スキャンしてEvernoteに入れる、原本が必要なものはファイルに入れるの二通りです。

以前はこれを毎日やっていました。溜めてしまうとやる気が失せ処理できず、さらに溜まっていくという悪循環になるからです。

しかし、毎日やるのはそれはそれで効率が悪いです。たった1枚の書類を処理するためにスキャナ(ScanSnap S1100)やファイルを出したりしなければなりません。

そこで書類整理は週一回だけにしました。

書類整理の流れ

次のような流れで処理していきます。

  1. 「スキャンする書類」、「ファイルする書類」というクリアファイルを用意する。
  2. 毎日発生する書類を該当するクリアファイルに放り込む。
  3. 週末にスキャン、ファイルに保管する。

週一回の整理を忘れないようにしないといけません。

私はToodledoで書類整理のタスクを作っています。リマインダーを設定するという方法でもいいでしょう。

あとがき

書類整理の頻度は人によって好みが分かれると思います。毎日やる方が楽な人もいれば、月一回まとめてやりたいという人もいるでしょう。

自分にあった頻度で整理するルールを作ることで、書類の山のどっから手をつけていいか分からない、という状態を防ぐことができます。

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